Lai pieņemtu lēmumu par kāda muitas vienkāršojuma vai atļaujas saņemšanu, ir būtiski izprast gan atļauju saņemšanas nosacījumus, gan arī turpmāk izpildāmos kritērijus atļauju darbības laikā. ES muitas atļauju jomā komersantu un muitas iestāžu vajadzībām ir ieviesusi pašnovērtējuma anketu, kas ir būtiska muitas atļauju sastāvdaļa gan atļaujas saņemšanas procesā, gan arī turpmāk visā atļaujas darbības laikā.
Mērķis un sasniedzamais rezultāts.
Ikvienam komersantam pirms kādas muitas atļaujas saņemšanas, ir jāizvērtē pašam sevi, jāveic savas darbības novērtējums, iespējamie ieguvumi, saņemot muitas atļauju, iespējamie riski atļaujas nosacījumu izpildē, un protams, sasniedzamais mērķis un potenciālie ieguvumi saņemot un ieviešot muitas atļaujas darbībā. Savas komercdarbības laikā ne vienmēr komersanti šo izvērtējumu veic dokumentējot to, apzinot kritērijus un mērķtiecīgi plānojot atļauju saņemšanu. Nereti uzņēmumi nonāk pie secinājuma par muitas atļauju nepieciešamību, konstatējot, ka muitošanas process aizņem daudz laika, personāla, finanšu un tehnisko resursu. Tāpat uzņēmums var konstatēt iespēju un nepieciešamību saņemt kādu muitas atļauju, konsultējoties un apmainoties pieredzē ar saviem klientiem, partneriem, muitas iestādi vai pat konkurentiem, kā rezultātā secina, ka muitošanas procesu ir iespējams vienkāršot un paātrināt tieši caur saņemtu muitas atļauju. Jau iepriekš esam rakstījuši un veidojuši seminārus par muitas atļauju veidiem, to nozīmi un kritērijiem to saņemšanai. Kā viens no atļaujas vienojošiem kritērijiem ir pašnovērtējuma anketas aizpildīšana. Sākotnējā pašnovērtējuma veikšanas laikā, kas pārsvarā gadījumu ir ikdienas darba procesos radušās nepieciešamības, uzņēmums parasti konstatē savas vajadzības, tās var būt sākot ar laika iegūšanu muitošanas procesā un beidzot ar papildus ieguvumiem, kas nav tieši saistīti ar konkrētās atļaujas nosacījumu izpildi. Tā piemēram, citu nodokļu jomu regulējošajos normatīvajos aktos ir paredzētas priekšrocības komersantiem, kas ir saņēmuši atzītā uzņēmēja atļauju. Atzītais uzņēmējs Latvijas normatīvajos akots PVN un akcīzes jomā ir tas pats Atzītais ekonomiskais operators (AEO) muitas jomā. Tāpat AEO statuss atsevišķos normatīvajos aktos tiek pielīdzināts Padziļinātās sadarbības programmas sudraba vai zelta līmeņa dalībnieka statusam. Tāpēc, veicot sākotnējo uzņēmuma vajadzību apzināšanu un mērķu definēšanu, var rasties situācija, ka komersants pats nekonstatē, ka ieguvums var būt lielāks, nekā paredzēts. Vienlaikus jāatzīst, ka jebkuras muitas atļaujas saņemšana stingrāk organizē komersanta darbu, taču tas parasti izvēršas par lielu plusu un komersanti ir apmierināti ar paveikto ne tikai muitas atļaujas iegūšanas sakarā, bet arī kopējās uzņēmuma darbības struktūras pilnveidošanā, procesu uzlabošanā, atbildīgo personu noteikšanā un līdzīgos procesos.
Pašnovērtējuma anketa ir veidota kā daļa no AEO statusa pieteikuma un aprakstīta AEO vadlīnijās. Muitas atļauju kritēriji normatīvajos aktos ir noteikti, par pamatu ņemot tieši AEO kritērijus, atsevišķiem atļauju veidiem piemērojot vien daļu no kopējiem AEO kritērijiem. Tāpēc muitas atļauju kritēriju izpildē pamatā tiek vērtēta atbilstība AEO kritērijiem, vienlaikus faktiski nodalot katras kontētās atļaujas kritērijus. Tā, piemēram, lai saņemtu atļauju izmantot vispārējo galvojumu samazinātā apmērā, ir nepieciešams izpildīt konkrētu daļu no AEO izvirzītajiem kritērijiem.
Pašnovērtējuma anketas mērķis ir palīdzēt pieteikuma iesniedzējam saprast prasības atļaujas vai statusa iegūšanai un nodrošināt muitai informāciju par uzņēmumu. Pašnovērtējuma anketā uzņēmēja sniegto informāciju var izmantot arī citu tādu atļauju saņemšanas procesā, kad ir nepieciešama atbilstība dažiem vai visiem AEO kritērijiem, ja tā joprojām ir aktuāla.
Forma un saturs.
Pašnovērtējuma anketa kā pielikums ir iekļautas Eiropas Komisijas Nodokļu un muitas ģenerāldirektorāta (TAXUD) AEO vadlīnijās – 1a.pielikumā un skaidrojumi tās aizpildīšanai – 1b.pielikumā. Kopējā anketas forma ir ļoti gara, jo sastāv no vairāk kā trīsdesmit lapām, un komersantiem praksē tā patiešām var šķist sarežģīta un bez papildus zināšanām vai izpētes to aizpildīt ir visai laikietilpīgi, tāpēc nereti komersantiem ir nepieciešamas papildus konsultācijas. Jāņem vērā, ka pilnā anketas forma ir jāaizpilda tikai gadījumā, ja uzņēmums vēlas pieteikties visapjomīgākajai AEO atļaujai, savukārt, ja pieteikums tiek sniegts par kādu atsevišķu muitas atļauju, piemēram, atļaujai patstāvīgi noslēgt tranzīta procedūru, tad anketas apjoms samazinās un jāsniedz ziņas tikai par tādu komersanta darbības daļu, kādu nepieciešams vērtēt šīs atļaujas saņemšanai.
Gadījumā, ja iepriekš jau ir pildīta pašnovērtējuma anketa kādai citai muitas atļaujai, atkārtoti dati nav jānorāda, pilnīgi pietiekami ir iekļaut atsauci uz iepriekš saņemtajām atļaujām un papildināt anketu ar informāciju, kāda nepieciešama nākamās atļaujas saņemšanai.
Lai arī pašnovērtējuma anketas forma ir viena pilnīgi visiem uzņēmumiem un visām atļaujām, nekad praksē nebūs situācija, kad kāda anketa var tikt izmantota vairākkārt vai dati var tikt kopēti, jo katra atļauja, tāpat kā katrs uzņēmums, katrs process un norise tiek vērtēta tikai un vienīgi viena konkrētā atļaujas pieteicēja sakarā. Lai arī pēc darbības veida uzņēmumi var būt līdzīgi un pamata procesi viena veida atļaujas nodrošināšanai var būt līdzīgi, katrs uzņēmums veido savu darbības procesu dokumentāciju un katram būs sava iekšējā procesu vadība, kas arī ir jāapraksta anketā. Anketas aizpildīšanā parasti tiek iesaistīti ne tikai muitošanas procesu darbinieki un atbildīgie, bet arī grāmatvedības, IT , administrācijas, drošības, dokumentu vešanas, personāl vadības u.c. speciālisti, kuri tieši vai netieši saskaras ar muitošanas procesu. Šeit jāmin tādas anketā norādāmās ziņas kā darbinieku aizvietošana, IT drošība, grāmatvedības darba organizēšana, apsardze, transporta nodrošināšana, dokumentu arhivēšana un sitas jomas, kam ir būtiska nozīme atļauju kritēriju izpildē. Ja uzņēmums ir dokumentējis nepieciešamos procesus un procedūras, anketā var norādīt procedūru dokumentu nosaukumus, datumus, numurus un pievienot tos anketai.
Vispārīgā informācija.
Anketas sākumā jānorāda vispārīgu informāciju par uzņēmumu, tā dalībniekiem, amatpersonām, atbildīgajiem darbiniekiem, pamatdarbības veidiem saskaņā ar NACE2 klasifikatoru un muitas jomā lietotiem saīsinājumiem atbilstoši komersantu funkcijām starptautiskajā piegāžu ķēdē. Uzņēmumam pašam jānorāda par sevi arī tā lielums. Muitas jomā ir noteikts, ka uzņēmumus iedala atkarībā no darbinieku skaita un kopējā apgrozījuma vai bilances. Pašnovērtējuma anketa prasa uzņēmumiem norādīt virkni aizsargājamu personas datu un ierobežotas pieejamības informāciju par komersantu un tā darbinieku, taču saskaņā ar tiesību aktiem par datu drošību, visa pašnovērtējuma anketā iekļautā informācija no muitas iestāžu puses tiek aizsargāta.
Atbilstības pamatojums.
Pašnovērtējuma anketas atbilstības pamatojuma sadaļā ir nepieciešams norādīt, vai pieteicēja vai tā atbildīgo personu rīcībā ir konstatēti kādi muitas un nodokļu jomas pārkāpumi. Nav izslēgts, ka dažkārt uzņēmumu rīcībā ir bijušas neatbilstības, taču tas nenozīmē, ka nav iespējams saņemt pieprasīto atļauju. Ja pārkāpums nav uzskatāms par tādu, lai tas būt par pamatu atļaujas nepiešķiršanai, tad muitas iestādēm ir svarīgi pārliecināties, kā komersants rīkojas jebkādu neatbilstību vai muitas un nodokļu jomas pārkāpumiem. Šeit ir svarīgi, ka komersants, tā atbildīgās personas, vadītāji, iesaistītie ārpakalpojumu sniedzēji savstarpēji tiek informēti par neatbilstību konstatēšanu, par to labošanu vai novēršanu un veiktajām darbībām turpmākai neatbilstību novēršanai. Tās var būt sanāksmes vai apmācību novadīšana, atkārtota procesu aktualizēšana, iekšēju procedūru un dokumentu pārskatīšana, tādā veidā uzņēmumam iekšēji nodrošinot kļūdu apzināšanu, labošanu un novēršanu.
Grāmatvedības un loģistikas sistēma.
Grāmatvedības un loģistikas sistēmas apraksta daļā komersants norāda izmantojamās grāmatvedības sistēmas, preču uzskaites veidu, datorsistēmu aprakstu. Papildus ir nepieciešama informācija par visu veidu sistēmu, elektroniskās uzskaites un datorsistēmu testēšanas, uzraudzības, funkciju nodalīšanas starp lietotājiem, piekļuves tiesību nodalīšanu un datu izsekojamību starp sistēmām, tai skaitā starp komersanta un muitas sistēmām. Arī šajā anketas sadaļā nav iespējamas pareizās vai tipveida atbildes, bet caur šo informāciju muitas iestādei ir ieskats un priekšstats par komersanta rūpību datu aizsardzībā, nodrošinot datu atbilstību, informācijas aizsargāšanu, regulāru pārbaužu veikšanu. Komersanti mēdz būt neizpratnē par it kā lielo skaitu nesaprotamu prasību izvirzīšanu, neskaitāmu uzskaites sistēmu nepieciešamību, elektronisku dokumentu aprites ieviešanu un līdzīgiem pienākumiem, taču te būtiski ir norādīt, ka arī, piemēram, excel tabula var saturēt nepieciešamo informāciju preču un kravu uzskaitei muitas vajadzībām, ka ārējā datu nesējā saglabātas failu kopijas var nodrošināt datu dublēšanas funkciju un dokumentu ievietošana slēgtā skapī var pildīt arhīva funkcijas. Mūsdienās elektroniskā datu aprite, glabāšana un dublēšana ir plaši pieejama ikvienam un tas var būtiski atvieglot vairāku prasību izpildi. Katram komersantam, esot ceļā uz muitas atļauju saņemšanu ir jāņem vērā, ka tas pēc atļaujas saņemšanas ar savām darbībām daļēji aizstās muitas iestādes funkcijas, tāpēc muitai savukārt ir jābūt skaidriem un pārskatāmiem dažādiem komersanta procesiem un tikai pilnīgas pārliecības gadījumā par atbilstoši organizētiem procesiem muita piešķirt komersantam attiecīgu atļauju un funkciju veikšanu.
Būtiska sadaļa anketā viennozīmīgi ir muitošanas rutīnas darbību aprakstam. Tajā nepieciešams iekļaut sīku un detalizētu informāciju par muitošanas procesu norisi atkarībā no atļaujas veida. Ja atļauja tiek pieprasīta par kādu konkrētu darbību veikšanu, piemēram, atzītā nosūtītāja statusa saņemšanai, tad ir nepieciešams aprakstīt visu procesu, darbības, atbildīgās personas, datu glabāšanu, preču uzskaiti tiktāl, cik tas ir nepieciešams un raksturo tieši konkrēto atļaujas viedu un veicamās darbības. Savukārt, ja komersants vēlas pieteikties atzītā komersanta atļaujai, tad aprakstītiem ir jābūt pilnīgi visiem ar muitošanu saistītiem procesiem. Ne vienmēr ir nepieciešams izstrādāt pilnīgi jaunus procedūru dokumentus, jo bieži komersanti ir dokumentējuši, piemēram, preču uzskaites un glabāšanas kārtību, un šādā gadījumā procedūra jāpapildina vai jāizstrādā jauna tikai par muitošanas procesa sadaļu. Tas pats attiecas arī uz dokumentu arhivēšanas vai informācijas saglabāšanas procesiem, kurus nepieciešams papildināt ar muitas prasībām atbilstošu muitošanas procesā izmantojamo dokumentu un informācijas apriti un glabāšanu.
Finansiālā maksātspēja.
Pašnovērtējuma anketā ir jānovērtē sava finansiālā maksātspēja. Šis kritērijs muitas jomā netiek saistīts ar maksātnespēju klasiskajā izpratnē, bet gan paredz, ka komersantam ir jābūt labam finansiālajam stāvoklim, kas ir pietiekams, lai pildītu saistības, ņemot vērā savu darījumdarbības specifiku. Kā jau norādīts iepriekš šī ir sevis pašu novērtēšana un arī šāda kritērija novērtēšana uzņēmumam priekš sevis ir ļoti vērtīga, jo tā liek apdomāt sava finansiālā stāvokļa pietiekamību komercdarbības veikšanai. Ja finanšu stāvoklis nav pietiekošs, tad ir nepieciešams papildus izvērtēt riskus un to novēršanas iespējas. Piemēram, ja tiek konstatēts, ka uz pašnovērtējuma brīdi finanšu stāvoklis nav pietiekams, bet šādi apstākļi var būt laicīgi vai saistīti ar kādu konkrētu ieguldījumu veikšanu, kas atļaujas piešķiršanas procesā arī tiek atbilstoši vērtēts. Tāpat pieļaujams arī grupas vai mātes uzņēmumu sniegtas garantijas vai citu personu sniegts aizdevums.
Kompetence un kvalifikācija.
Atbildīgās personas praktiski kompetences vai profesionālās kvalifikācijas kritēriji ietver sevī vismaz trīs gadu praktiska darba pieredzi muitas jautājumos vai atbilstošas izglītības apliecinājumu. Praktisko pieredzi muitas jomā pierāda ar darba līgumu, ar informāciju par veicamajiem darba pienākumiem gadījumos, ja amata nosaukums sevī neietver tiešu norādi par muitošanas pienākumu veikšanu, piemēram, ja darbinieks ir loģistikas speciālists, kurš uzņēmumā kārto arī muitas lietas, vai, piemēram, komersanta apliecinājumu, ka konkrētais darbinieks ir veicis muitošanas darbības, piemēram iesniedzot kāda veida muitas dokumentus muitas deklarēšanas sistēmā, par ko savukārt tālāk jau iespējams ir pārliecināties pašai muitas iestādei. Par profesionālās kvalifikācijas atbilstību Latvijā uzskata sekmīgi pabeigtas mācības un to apliecinoša dokumenta uzrādīšanu, vienlaikus konstatējot, ka iegūtās zināšanas ir saistāmas ar muitas jomu. Šeit var būt kā augstāko izglītību apliecinošs dokuments, tā arī kvalifikācijas kursi muitas jomā, par kuru saturu un atbilstību ir iespējams pārliecināties. Praksē ir situācijas, ka komersanta pamatdarbība ir saistīta ar citu jomu, piemēram, transports vai loģistika vai, komersants piesakās atļaujai drošuma un drošības jomā, tad muitas iestāde var vērtēt arī pieredzi un kvalifikāciju citā saistītā sfērā, piemēram loģistikas jomā. Savukārt gadījumā, ja profesionālās kvalifikācijas vai praktiskās kompetences joma ir pierādīta uzņēmuma vai struktūrvienības vadītājam tad tā nav obligāti pierādāma konkrētajam darbiniekam, kurš veic muitošanas darbības, jo par procesiem kopumā atbild ne tikai viens darbinieks.
Drošums un drošība.
Ja paredzamā atļauja prasa izpildīt drošuma un drošības kritērijus, pašnovērtējuma anketā komersanti norāda informāciju par ēku drošību, kravas vienību drošību, piekļuves drošību precēm, telpām, transportlīdzekļiem un dokumentiem, novērtē nepiederošu personu iespēju piekļūt komersanta resursiem, norāda komersanta veiktās darbības sadarbības partneru izvērtējumā, tai skaitā skaidri definētos kritērijus, novērtējumu regularitāti, visu iepriekš minēto aspektu pārbaužu un kontroles veidu regularitāti, dokumentēšanu. Uzņēmumā obligāti jābūt nozīmētai atbildīgajai personai par drošuma un drošības prasību izpildi un visas dokumentācijas atbilstību un regulāru aktualizēšanu. Kā neatņemama sastāvdaļa drošuma un drošības aspektu izvērtējumā ir iespējamo risku apzināšana, to identificēšana un preventīvo pasākumu ieviešana nolūkā izvairīties no risku iestāšanās.
Nobeigums.
Aizpildīta pašnovērtējuma anketa faktiski satur ziņas par komersanta procesiem, to dokumentēšanu, uzraudzību, kontroli, kļūdu konstatēšanu, izvairīšanos no tām un atkārtošanās novēršanu visos ar muitošanu saistītajos procesos, atbildīgo personu detalizētu pienākumu aprakstu izstrādi, tehnisku risinājumu atbilstību u.c. procesiem un darbībām, kas var nebūt tieši saistīti ar preču muitošanu. Vienmēr un visi komersanti, kas ir gājuši cauri muitas atļauju saņemšanas procesam, ir apmierināti ar sasniegtajiem rezultātiem ne tikai muitas uzraudzīto procesu uzlabošanā, bet arī ar kopumā izstrādātajiem procesu dokumentiem. Tāpat kā ISO dokumentācija, arī muitas atļauju procedūru dokumentu izstrāde strukturē, sakārto uzņēmuma iekšējos procesus un sniedz skaidru un saprotamu priekšstatu par tiem gan uzņēmuma iekšienē, gan no ārpuses raugoties.
